O afacere vine la pachet cu numeroase noutăți, mai ales pentru antreprenorii la început de drum, care încă nu au experimentat complexitatea vastului domeniu numit „business”. Pe lângă formalitățile necesare pentru înființarea unui SRL, PFA sau PFI, apare și o variabilă importantă: cheltuielile. Fără o gestionare corectă a cheltuielilor, riști să-ți duci afacerea în faliment în primele luni și să ai probleme legale dacă nu le declari corespunzător.
Ce sunt cheltuielile unei firme?
Cheltuielile unei firme, indiferent de dimensiunea acesteia, reprezintă toate elementele monetare implicate în activitatea economică. Acestea includ totul, de la plata locației magazinului până la salariile angajaților. De obicei, cheltuielile sunt un element cheie al contului de profit și pierdere și un indicator al profitului net sau pierderii într-o perioadă de timp.
Cheltuielile unei afaceri mai sunt cunoscute și sub denumirea de deduceri și se împart în trei categorii: cheltuieli deductibile, cheltuieli nedeductibile și cheltuieli parțial deductibile. Aceste categorii sunt relevante pentru firmele plătitoare de impozit pe profit, deoarece noțiunea de cheltuială deductibilă se referă la calculul profitului fiscal.
Cu cât o firmă are mai multe cheltuieli deductibile, cu atât impozitul pe profit sau venit va fi mai mic, ceea ce reprezintă un avantaj pentru profitabilitatea firmei. Ca antreprenor, este esențial să înțelegi care sunt cheltuielile deductibile și nedeductibile și cum funcționează mecanismul cheltuielilor unei firme pentru a gestiona eficient bugetul și a asigura succesul pe termen lung.
Ce înseamnă cheltuieli deductibile?
Conform articolului 25 din Codul Fiscal, o cheltuială este deductibilă dacă este efectuată în scopul desfășurării activității economice. În funcție de domeniul de activitate, vei avea o serie de cheltuieli considerate deductibile. Este important de menționat că anumite cheltuieli care pentru o companie sunt deductibile, pentru alta pot fi nedeductibile.
Cheltuielile pentru uzul personal sau alte scopuri nu sunt deductibile. Dacă achiziționezi bunuri sau servicii pe firmă, acestea trebuie să fie strict pentru activitatea economică. Dacă achiziționezi bunuri sau servicii atât pentru scopuri private cât și pentru firmă, doar cheltuielile aferente firmei vor fi deduse.
Care sunt cheltuielile deductibile?
Principalele tipuri de cheltuieli deductibile sunt prevăzute în Codul Fiscal și includ:
- Cheltuieli efectuate în scopul desfășurării activității economice a firmei;
- Cheltuieli aferente salariilor;
- Cheltuieli reglementate prin acte normative (taxe de înscriere, cotizații și contribuții către camere de comerț, organizații patronale și sindicale).
Sub aceste categorii principale se includ numeroase cheltuieli și tranzacții, cum ar fi:
- Achiziționarea de materii prime, materiale consumabile, obiecte de inventar și mărfuri;
- Achiziționarea de bunuri pentru revânzare;
- Achiziționarea de unelte, echipamente și mașini;
- Onorarii pentru contabili și avocați;
- Cheltuieli pentru telefon și internet;
- Închirierea spațiilor comerciale;
- Plata utilităților (electricitate, încălzire, apă etc.);
- Repararea și întreținerea spațiilor comerciale;
- Comisioane și alte servicii bancare;
- Prime de asigurare pentru active corporale și/sau necorporale, inclusiv stocuri, și pentru asigurarea de risc profesional;
- Cheltuieli cu impozitele și taxele, altele decât impozitul pe venit;
- Cheltuieli pentru pregătirea profesională și perfecționarea angajaților;
- Cheltuieli de transport și cazare pentru deplasările în interes de serviciu;
- Cheltuieli de reclamă și publicitate pentru creșterea reputației brandului și a produselor/serviciilor comercializate.
Ce înseamnă cheltuieli parțial deductibile?
Cheltuielile parțial deductibile sunt acele cheltuieli din care doar un anumit procent poate fi dedus în anumite condiții. Printre acestea se numără:
- Cheltuieli de protocol: Deductibile în limita a 2% din profitul contabil, plus cheltuielile cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol.
- Cheltuieli sociale: Deductibile în limita a 5% din cheltuielile cu salariile personalului, incluzând ajutoare sociale, tichete de masă și vouchere de vacanță.
- Cheltuieli cu funcționarea, întreținerea și repararea spațiilor de serviciu;
- 50% din cheltuielile pentru vehicule rutiere utilizate parțial în scop economic;
- Pierderi tehnologice în limitele legale.
Ce înseamnă cheltuieli nedeductibile?
Cheltuielile nedeductibile nu sunt necesare pentru buna funcționare a companiei și nu sunt legate direct de activitatea economică a firmei. Exemple de cheltuieli nedeductibile includ:
- Sume utilizate pentru interesul personal sau al familiei deținătorului afacerii;
- Prime de asigurare, altele decât cele parțial deductibile;
- Impozitul pe venit datorat;
- Donații;
- Dobânzi și penalități către autorități;
- Cheltuieli pentru servicii de management și consultanță din state fără acorduri de schimb de informații cu România;
- Cheltuieli în favoarea acționarilor sau asociaților;
- Sume sau bunuri confiscate;
- Pierderi din creanțe neacoperite de provizion;
- Cheltuieli cu stocuri sau mijloace fixe lipsă din gestiune ori degradate.
Ce se întâmplă dacă înregistrezi cheltuielile nedeductibile drept deductibile?
Erorile înregistrării cheltuielilor pot avea consecințe grave. Dacă înregistrezi o cheltuială nedeductibilă ca fiind deductibilă și deduci TVA-ul aferent, autoritățile pot recalcula impozitul și TVA-ul, aplicând dobânzi și penalități de întârziere. Dobânda este de 0,02% pe zi, iar penalitățile de 0,01% pe zi. De asemenea, antreprenorul ar putea primi și o amendă.
Gestionează eficient cheltuielile și îmbunătățește-ți afacerea constant
Indiferent dacă ești un antreprenor la început de drum sau unul cu experiență, este important să ai cunoștințe despre tipurile de cheltuieli. Clasificarea corectă a cheltuielilor deductibile, nedeductibile și parțial deductibile te va ajuta să declari corect profitabilitatea companiei și să eviți problemele legale.